Livret 2 fiche Activité

Modèle livret 2 Fiche Activité

La fiche activité est construite de façon précise. Même si les questions peuvent se ressembler de prime abord, elles ont une fonction particulière et guident vos réponses. 

J'ai pris ici un exemple basique d'activité pour vous montrer comment compléter la fiche du livret 2.

Dans mon livret 2, cette activité qui s'intitulait "suivi et optimisation des activités du Directeur Général" et centralisait : la gestion des notes de frais et l'organisation des réunions de direction. Pour simplifier la compréhension, je n'ai laissé ici que l'organisation des réunions. Pour chaque question, j'ai apporté les réponses à caque fois pour l'organisation des réunions puis la gestion des notes de frais. (j’ai laissé cette présentation dans la première réponse, pour vous montrer comment présenter 2 choses très différentes dans une activité.)

Voici à titre d'exemple une partie de l'activité rédigée (organisation des réunions de direction)

Intitulé:  Suivi et optimisation des activités du Directeur Général : Organisation des réunions de direction, gestion des notes de frais. 

Le titre de votre activité doit être significatif de ce que vous allez décrire.

Décrivez cette activité : Ici, vous décrivez de façon "sommaire" en quoi consiste cette activité. 

Exemple :

J’ai choisi de présenter deux thèmes différents qui permettent l’optimisation de l’activité du directeur général, qui me délègue ces activités.

Pour l’organisation des réunions de direction :

Une réunion de direction a lieu tous les quinze jours le lundi après-midi. Je suis chargée par le directeur général, de préparer cette réunion, d’y assister, de rédiger un compte-rendu et de synthétiser et suivre le bon avancement des actions en cours de traitement par l’équipe dirigeante.

Pour la gestion des notes de frais :

Cette activité a pour but de centraliser les frais d’un collaborateur, d’en assurer le suivi et de veiller à ce que les dépenses effectuées soient en rapport avec l’activité de l’entreprise et justifiées.

Cette activité est :  quotidienne      fréquente    assez fréquente    exceptionnelle 

Cette réunion de  direction  est récurrente. Elle a lieu deux fois par mois, en moyenne. Je participe également aux deux séminaires stratégiques de deux jours organisés chaque année.

Je consacre une journée et demie par mois à la gestion des notes de frais.

En quoi cette activité tient-elle une place importante dans votre emploi (fonction, poste)?

Vous devez ici mettre l'accent sur l'importance de l'activité : cela peut être les enjeux pour votre entreprise, les enjeux pour votre poste, l'importance de votre fonction, votre autonomie, l'intérêt que l'activité représente pour vous, etc.

Exemple :

J’ai la chance d’assister à cette réunion récurrente qui est intéressante et riche. Cette réunion a pour mission première de suivre les performances et résultats du groupe, d’ajuster si nécessaire les politiques déterminées. Au-delà, il s’agit d’un véritable lieu d’échange et de réflexion entre les dirigeants où se définit la stratégie de l’entreprise.

C’est pour moi un gage de confiance que d’assister à cette réunion. Cela me permet d’être informée de tous les sujets, d’être un relais de l’information auprès des services de l’entreprise et de jouer pleinement mon rôle d’interface ; de faire circuler les informations ascendantes et descendantes, enfin d’avoir une pleine compréhension des actions engagées et de ce fait d’être proactive.

NB : Vous pouvez facilement expliquer ici « en quoi cette activité couvre une finalité professionnelle », ici : 1.3, 2, 3.3 et 4.1  (ce qui ne m’empêche pas de couvrir ces finalités dans d’autres activités qui vont venir les étoffer)

Pour réaliser cette activité, vous êtes en relation à l'interne de votre organisation : 

Voici à titre d'exemple le tableau complété pour l'organisation des réunions de direction.

avec qui (fonction, rôle, service,  etc.) ?	à quel(s) sujet(s) ? pour faire quoi ?
-  Directeur général	- Transmission des informations, échange, communication, recueil de consignes.
-  Membres du comité de direction	-Centralisation des informations, communication, échanges, alerte, aide ponctuelle, relance, suivi.
-  Responsables de services	-  Centralisation des documents, notes, rapports, mémos à présenter lors de la réunion de direction.
-  Hôtesse d’accueil	-  Préparation de la salle de réunion.
-  Assistantes de l’actionnaire (Holding internationale)	-  Recueil d’informations sur le groupe, documents existants, organisation de déplacements.

Pour réaliser cette activité, vous êtes en relation à l'externe de votre organisation : 

avec qui (fonction,  organisation, service,  etc.) ?	à quel(s) sujet(s) ? pour faire quoi ?
-  Cabinet conseil (avocats)	-  Échange sur des thèmes juridiques, recueil d’informations.
-  Prestataires divers, fournisseurs, partenaires	-  Collecte d’informations particulières si nécessaire (bilans, points d’avancement, actualisation de données, etc.)

Pour effectuer cette activité, vous traitez des informations : 

De quelles informations avez-vous besoin ? Comment et auprès de qui vous les procurez-vous ?	Comment les utilisez-vous ? Quel(s) Traitement(s) effectuez-vous ?	Transmettez-vous des informations ? A qui ? Pour quoi faire ? Comment ?
Date et heure de réunion qui sont arrêtées en début d’année pour l’année en cours.	Vérification des dates retenues en fonction de l’agenda, des congés scolaires, etc.	-  Envoi d’invitation périodique récurrente aux membres du comité de direction. -   La réunion est ainsi programmée dans les agendas pour l’année entière.
Sujets à mettre à l’ordre du jour de la réunion suivante à centraliser auprès de la direction générale.	J’inscrits les thèmes récurrents et les sujets centralisés au cours de réunions précédentes, je centralise les nouveaux sujets.	-  Transmission de l’ordre du jour aux participants.
En fonction de l’ordre du jour, je centralise des informations, comptes rendus, mémos, bilans…auprès des responsables de service lorsque cela est nécessaire.	Je vérifie la conformité de la demande et de l’information transmise. Je rédige un rapport si cela concerne une de mes activités.	-  Communication des informations pendant la réunion.
Thèmes abordés en réunion.	Je réalise un compte-rendu.	-  Diffusion confidentielle du compte rendu aux participants. - Classement numérique pour archivage

 Quels sont les matériels, outils, techniques, logiciels, matériaux, produits que vous utilisez pour réaliser cette activité ?

Le livret est réalisé pour toutes sortes de diplômes. Pour l'assistant Manager, il s'agit essentiellement des logiciels utilisés et du matériel informatique/technique.

·      Fichiers Excel, Word, PowerPoint
·       Ordinateur PC Portable pour établir le compte-rendu en temps réel
·       Messagerie et agenda Outlook
·       Téléphone
·       Vidéoprojecteur
·       Agendas partagés, intranet, internet, documents internes

Précisez si cette activité présente des contraintes particulières (sécurité, délai, hygiène, etc.) 

Le respect des délais de préparation, de suivi, d’envoi des comptes rendus est impératif pour la bonne organisation de tous les participants. Aucun retard de traitement n’est toléré. Il s’agit d’une exigence du groupe pour cette activité.

Décrivez comment vous vous organisez pour réaliser cette activité : 

C'est ici que vous devez entrer dans le détail. Pour décrire votre activité, il faut quasiment imaginer que "vous vous regardez en train de réaliser l'activité". 

Exemple :

J’adresse un email aux membres du comité de direction le mercredi précédent la réunion. J’élabore un projet d’ordre du jour par domaine dans lequel j’inscrits les sujets récurrents en noir. J'inscris en bleu les actions dont le terme arrive à échéance (ou un sujet qui doit être abordé en fonction du contexte que je peux être amenée à détecter). En bleu, pour attirer l’attention du responsable concerné. Je demande un retour des participants  pour le vendredi matin au plus tard.

Exemples de sujets

Direction générale Augmentation du SMIC : circuit information répercutions Direction Administrative Suivi des actions du service informatique Résultats DRH Recrutements en cours Suivi groupe de travail sur les taux AT Commerce Reporting Analyse Pipeline Projet fidélisation : date de lancement

 Chaque responsable complète sa liste et me la retourne par email. Je centralise les réponses et réalise l’ordre du jour final que j’adresse à chacun.

  Le directeur général peut me demander de centraliser des résultats, actions en cours, documents internes auprès d’autres collaborateurs des services supports, de prestataires externes (avocats conseils, fédération professionnelle, Etc.)

Auquel cas, j’informe ces collaborateurs et collecte les informations nécessaires, que je transmets lors de la réunion (projection numérique ou documents papiers en nombre suffisants)

    Le jour de la réunion, je réalise en temps réel le compte-rendu. Il s’agit de rester concentrée tout au long de la réunion qui dure un après-midi complet, de suivre le cours des discussions, de noter l’essentiel en étant factuelle, synthétique et en adoptant un ton neutre.

Je peux être consultée sur des thèmes particuliers pendant la réunion, je participe à certains débats ou suis questionnée du fait de ma connaissance de de l’entreprise et de son historique.

Lorsque la réunion de direction s’achève, je relis et corrige mon compte rendu, je synthétise dans un tableau les actions décidées au cours de la réunion, en indiquant le nom du responsable de l’action, la date d’échéance. J’adresse ce compte-rendu, accompagné du tableau d’actions en cours aux participants et conserve une copie numérique dans une bibliothèque en ligne sécurisée.

Quelles sont les habiletés, savoir-faire ou qualités (soin, rapidité, etc.) requises pour effectuer cette activité ?

   Cet exercice demande une capacité de concentration importante, la réunion dure une demi-journée.

  Il faut faire preuve d’un bon esprit de synthèse et d’une rapidité dans la rédaction, le compte-rendu est effectué au cours de la réunion, puis corrigé par mes soins et transmis dès le lendemain (exigence du groupe).

     De bonnes capacités rédactionnelles sont demandées: ce type de compte rendu est spécifique. Il doit adopter un ton neutre, impartial et impersonnel. Il s’agit d’un document purement factuel. La maîtrise de la langue française est indispensable.

   La confidentialité est une qualité indispensable pour cette activité. Un esprit d’analyse est nécessaire. Il faut comprendre ce qui est confidentiel et quelles sont les informations qui doivent être relayées.      Une ouverture d’esprit est indispensable. Il faut pouvoir entendre certaines décisions en toute impartialité, avec objectivité.

      Il faut faire preuve de fermeté et de tact pour centraliser toutes les informations dans les temps, le tout avec courtoisie.

Quelles sont les connaissances particulières nécessaires à l’accomplissement de cette activité (scientifique, économique, juridique, géographique, statistique, langue, etc.) ?

Avoir une bonne culture générale pour suivre avec aisance l’ensemble des conversations, une excellente connaissance entreprise pour répondre rapidement à toute demande et être proactive.

Être en veille informationnelle : suivre l’actualité et connaître la conjoncture (législative, économique) permettent de bien comprendre certaines décisions ou encore peuvent motiver certains changements dans la stratégie de l’entreprise.

Avoir une excellente mémoire pour suivre les actions en cours, savoir quels points doivent être notamment mis à l’ordre du jour.